ایجاد ماکرو در Microsoft Excel: 7 مرحله

2024 نویسنده: John Day | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-01-30 08:54

آیا در کار با مجموعه داده ها در Excel مشکل دارید؟ صرف زمان زیاد برای تهیه داده ها ، و زمان کافی برای تجزیه و تحلیل آنها؟ من به طور معمول از ماکروها در اکسل برای کوتاه کردن روند ایجاد مدل های داده موثر استفاده می کنم ، بنابراین تصمیم گرفتم زمان خوبی برای آموزش نحوه استفاده از این ابزار مرتب به دیگران باشد. استفاده م macثر از ماکروها در فرآیندهای به موقع ، زمان زیادی را برای تجارت شما صرفه جویی می کند و در عوض باعث صرفه جویی در هزینه می شود.

ماکروها اساساً برنامه هایی هستند که شما در اکسل از طریق فرآیندی که عموماً به عنوان "برنامه نویسی بصری" شناخته می شود ، ایجاد می کنید. در اصل ، "ضبط ماکرو" را فشار دهید ، سپس مراحل میانی و محاسبات را نشان دهید تا محصول نهایی خود را دریافت کنید ، سپس ضبط را به پایان برسانید. در حال حاضر هر زمان که داده های ورودی یکسان با ماکرو اصلی خود داشته باشید ، می توانید آن دکمه را فشار دهید و محصول نهایی فوراً ساخته می شود.

من یک لیست ساختگی از سفارشات خرید و قیمت مربوطه و اطلاعات دریافتی نقدی ایجاد کردم. طی فرآیندی که قصد دارم به شما نشان دهم ، من یک کلان ایجاد کردم تا داده ها را با یک کلیک روی یک صفحه گسترده حرفه ای وارد کنم. صفحه گسترده نهایی می تواند حسابهایی را که هنوز مانده و تعداد کل حسابها برای دوره معین است ، تجزیه و تحلیل کند. با خیال راحت کلان ما را انتخاب کنید و آن را شخصی سازی کنید تا با نیازهای شرکت شما مطابقت داشته باشد.

هشدار قبل از شروع:

ماکروها عملکرد پیچیده ای از Excel هستند. من به کاربران ابتدایی توصیه نمی کنم که سعی کنند یک ماکرو بسازند ، ابتدا نحوه کار در Excel را یاد بگیرید و هنگامی که درک کاملی از نحوه استفاده از Excel و توابع مختلف داشتید ، سپس سعی کنید ماکروها را ایجاد کنید. با این اوصاف ، این فرضیه بر این فرض است که خوانندگان نحوه عملکرد در Excel را درک کنند

تدارکات

• دسترسی به Microsoft Office و Excel
• آشنایی کلی با نحوه استفاده از Excel

مرحله 1: مرحله 1: داده ها را کامپایل کرده و شروع به ضبط ماکرو کنید

تصویر اول:

داده های مورد نظر خود را در جدول خود بر روی یک صفحه گسترده Excel سازماندهی کنید. هنگامی که همه چیز در Excel قرار دارد ، باید ماکرو را ضبط کنید. با استفاده از ماکروها فقط یک بار تلاش می کنید ، بنابراین توصیه می کنم قبل از اقدام به بررسی کامل آن بپردازید.

تصویر دوم:

برای ضبط ماکرو ، باید برگه توسعه دهنده را فعال کنید ، برای انجام این کار به File> Options> Customize Ribbon بروید ، سپس تب Developer را انتخاب کرده و روی "OK" کلیک کنید.

تصویر سوم:

اکنون که برگه Developer را در Ribbon خود دارید ، روی زبانه Developer و سپس "Record Macro" کلیک کنید. یک عنوان متناسب با محتوای فایل ایجاد کنید و "OK" را فشار دهید ، همه چیز پس از این مرحله ، فرآیند ضبط ماکرو تا مرحله ای که به پایان رسیده است ، خواهد بود. همچنین توجه داشته باشید که تمام سلولهای برجسته با رنگ زرد برای راهنمایی شما در این دستورالعمل این را در سند خود قرار ندهید ، زیرا کلان را تغییر می دهد.

مرحله 2: مرحله 2: ایجاد جدول و الگو برای برگه نهایی

تصویر اول:

ابتدا یک کپی از برگه باز ایجاد کنید تا زبانه های یکسان باز شوند. به برگه اصلی خود بازگردید و داده هایی را که می خواهید سازماندهی کنید انتخاب کنید. یک جدول با سرصفحه ایجاد کنید و چند ردیف فضا در بالای آن اضافه کنید ، من 5 ردیف انجام دادم.

تصویر دوم:

یک عنوان در بالا ایجاد کنید و یک کادر ایجاد کنید که شکل های چک را در خود نگه دارد. ارقام بررسی این الگو عبارتند از "تعداد مشتریان" و "هنوز پول جمع آوری نشده". در مورد سازماندهی این الگو ، لطفاً لطفاً یک کار را انجام دهید ، اما توجه داشته باشید که دستورالعمل من مخصوص چیدمانی است که من انتخاب کرده ام.

مرحله 3: مرحله 3: ساخت اولین شکل چک

این مرحله کاملاً ساده است ؛ با این حال ، یک اشتباه در اینجا می تواند منجر به کار نکردن شکل چک در ماکرو نهایی شود. در کادر کنار سلول "تعداد مشتریان" ، یک فرمول "COUNT" ایجاد کنید تا تعداد سلول های یک ردیف جداول جمع شود. من تعداد سلولهایی را که مشخص کردم زرد انتخاب کردم. همچنین ، خوب است توجه داشته باشید که فرمول کامل من نیز در بالای تصویر قرار دارد.

مرحله 4: مرحله 4: شکل چک دوم را ایجاد کنید

مراقب باشید ، این دو مرحله بعدی گسترده هستند و می توانند گیج کننده باشند ، بنابراین با دقت بخوانید. از اینجا به بعد دستورالعمل های من مخصوص مدل داده من خواهد بود. اگر به فرایند دیگری احتیاج دارید ، لطفاً از من به عنوان مرجع استفاده کنید اما نه به عنوان یک مدل 100٪ دقیق ، زیرا ممکن است برای فایل شما کار نکند.

تصویر اول:

به برگه 2 در دفترچه کار بروید (برگه کپی شده)

در ستون J عنوان جدیدی به نام "مقدار باقی مانده" ایجاد کنید. در سلول J2 (سلول برجسته بالا) فرمول = G2-H2 را وارد کرده و آن را در بقیه سلولها کپی کنید. به برگه اصلی با الگوی کار بازگردید.

تصویر دوم:

در سلول E4 ، یک فرمول جدید با مجموع ستون سمت چپ از صفحه کپی شده قبلی ایجاد کنید. نوار فرمول فرمول تمام شده را نشان می دهد.

مرحله 5: مرحله 5: وجوه دریافت نشده توسط مشتری

برای ایجاد تصویری برای نشان دادن میزان موجودی مشتریان هنوز باید جدول جداگانه ای ایجاد کنیم.

تصویر اول:

برای شروع بازگشت به برگه کپی شده ، در بالا نشان داده شده است. برای جدول جدید ما فقط اطلاعاتی را برای مشتریان با موجودی برجسته می خواهیم. ابتدا در ستونهای "L" و "M" آنها را به ترتیب "نام" و "نام خانوادگی" نامگذاری کنید. سپس در سلول L2 فرمول = IF ($ J2> 0 ، A2 ،””) را تایپ کنید. این فرمول نوشته شده است ، اگر سلول J2 بزرگتر از 0 باشد ، مقدار سلول A2 را نشان دهید ، اگر بیشتر از 0 نباشد ، سلول را خالی بگذارید.

مطمئن شوید که وقتی به سلول J2 اشاره می کنید علامت دلار ($) را جلوی J قرار می دهید ، این به ما امکان می دهد داده ها را به درستی در سلول های دیگر کپی کنیم. علامت $ مرجع را در ستون "J" نگه می دارد اما اجازه می دهد تا سطرها متناسب با آن تغییر کنند. سپس فرمول را در بقیه سلول های ستون "L" و "M" (در بالا حلقه شده) کپی کنید.

تصویر دوم:

برای کشیدن دقیق ارزش نقدی ، از یک مقدار مشابه نامهای قبل استفاده می کنیم. این بار یک فرمول ایجاد کنید که بیان می کند ، = IF (J2> 0 ، J2 ،””). تنها تفاوت در این فرمول این است که اگر مقدار بیشتر از صفر باشد ، ما داده ها را از "مقدار چپ" می خواهیم. این داده ها را در بقیه سلول ها کپی کنید.

تصویر سوم:

سپس داده های جدید را از برگه کپی شده کپی کنید ، سپس به برگه قالب بروید و در زیر جدول راست کلیک کنید (مهم نیست کجا). پس از کلیک راست ، گزینه های paste را نگاه کرده و "Paste Values" را انتخاب کنید ، این فقط اعداد را می چسباند و نه فرمول ها.

تصویر چهارم:

یک فیلتر برای جدول ایجاد کنید و یکی از سرصفحه ها را انتخاب کنید. روی منوی کشویی کلیک کنید و فیلتر همه را به جز موارد خالی انتخاب کنید. هنگامی که فیلتر در جای خود قرار گرفت ، شماره ردیف ها به رنگ آبی نشان داده می شوند ، من سلول ها را زرد کرده تا کار راحت تر شود. سطرهای آبی را انتخاب کرده و این سطرها را حذف کنید. پس از حذف سطرها ، فیلتر را مانند تصویر زیر پاک کنید:

مرحله 6: مرحله 6: نهایی کردن قالب

برای حرفه ای تر کردن داده های جمع آوری نشده توسط مشتریان ، داده ها را به صورت جدول فرمت کنید. پس از اتمام کار ، یک عنوان به جدول اضافه کنید و روی "Merge & Center" کلیک کنید تا یکنواخت به جدول شود. اگر این کار را انجام ندادید ، مطمئن شوید که اعداد به صورت "حسابداری" قالب بندی شده اند تا نشان دهند که علامت دلار و درصد آن نشان داده می شود. در این مرحله ماکرو کامل است و محصول نهایی باید چیزی شبیه به این باشد:

مرحله 7: مرحله 7: ماکرو را خاتمه دهید

به برگه "توسعه دهنده" در نوار بروید و روی دکمه "توقف ضبط" کلیک کنید. در این مرحله ماکرو تمام شده و آماده استفاده است!

هنگامی که از کلانرو در آینده استفاده می کنید ، اگر داده های اولیه همانطور که در مرحله 1 آمده است قرار داده شود ، ماکرو باید کاملاً کار کند! این مراحل را از نزدیک دنبال کنید و من قول می دهم که شما Excel خواهید کرد. موفق باشید!